フリーランスやチームで仕事をしていると、Dropboxの共有フォルダを使う機会は多いですよね。「〇〇のフォルダに資料アップしておきました！」とチャットで連絡が来たものの、後で見ようと思って忘れてしまったり、そもそも連絡がなくファイルが追加されたことに気づかなかったり…。そんな経験はありませんか？手動でフォルダを何度も確認するのは面倒ですし、重要なファイルの更新を見落とすのは避けたいところです。この記事では、そんなお悩みを解決する「Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されたら、自動でGmailに通知が届く仕組み」の作り方を、プログラミング知識ゼロの初心者向けに徹底解説します。自動化ツール「Zapier（ザピアー）」を使えば、たった15分ほどで設定完了！この仕組みさえあれば、もうファイルの見落としとは無縁です。手作業の確認から解放され、もっと大切な仕事に集中しましょう！
今回作成する自動化の全体像
今回は、ノーコードツール「Zapier」を使って、DropboxとGmailを連携させます。処理の流れは以下の通りで、非常にシンプルです。一度設定してしまえば、あとは24時間365日、あなたのために自動で働き続けてくれます。
graph TD
A[Step 1: Dropboxの指定フォルダに新しいファイルが追加される] --> B{Step 2: Zapierが変更を自動で検知する};
B --> C[Step 3: Zapierが設定された内容でGmailのメールを作成];
C --> D[Step 4: 指定したメールアドレスに通知メールが自動送信される];
ステップ0：事前準備
さっそく構築を始めたいところですが、まずは必要なツールを揃えましょう。今回の自動化では、以下の3つのアカウントが必要になります。いずれも無料プランで始められますので、ご安心ください。
- Dropboxアカウント：通知のきっかけとなるファイルを保存するためのアカウントです。監視したいフォルダを事前に決めておくとスムーズです。
- Gmailアカウント：自動通知メールを受け取るためのアカウントです。普段お使いのもので問題ありません。
- Zapierアカウント：DropboxとGmailを繋ぎ、自動化の司令塔となるツールのアカウントです。お持ちでない方は公式サイトから数分で登録できます。
ステップ・バイ・ステップ構築ガイド
準備が整ったら、いよいよ自動化の仕組みを構築していきましょう。Zapierでは「Zap（ザップ）」と呼ばれる自動化ルールを作成していきます。画面の指示に従って進めれば、誰でも簡単に設定できますよ。
Step1：Zapierで自動化の骨組み（Zap）を作成する
まずはZapierにログインし、新しいZapを作成します。
- Zapierの公式サイトにアクセスし、ご自身のアカウントでログインします。
- 画面左上の「+ Create」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「New Zap」を選択します。
- Zapの作成画面が表示されます。ここから「何が起きたら（トリガー）」「何をするか（アクション）」を設定していきます。
Step2：トリガーを設定する（Dropboxのファイル追加を検知）
最初に、「何が起きたら」の部分であるトリガーを設定します。今回は「Dropboxにファイルが追加されたら」がトリガーです。
- 「1. Trigger」というボックスが表示されます。検索窓に「Dropbox」と入力し、表示されたDropboxのアイコンをクリックします。
- 「Event」の項目で、「New File in Folder」を選択します。これは「フォルダ内に新しいファイルが追加された時」という意味のイベントです。選択したら「Continue」をクリックします。
- 次に、ZapierとあなたのDropboxアカウントを連携させます。「Sign in」ボタンを押し、画面の指示に従ってDropboxにログインし、Zapierからのアクセスを許可してください。すでに連携済みの場合は、アカウントを選択して「Continue」をクリックします。
- 「Folder」の項目で、どのフォルダを監視するかを指定します。クリックするとあなたのDropbox内のフォルダ一覧が表示されるので、通知を受け取りたいフォルダを選択してください。
- フォルダを選択したら、「Continue」をクリックし、最後に「Test trigger」ボタンを押します。Zapierが指定したフォルダをチェックし、テスト用のファイル情報を見つけてくれます。ファイル情報が正しく表示されたら成功です。「Continue with selected record」をクリックして次に進みましょう。
Step3：アクションを設定する（Gmailで通知メールを送信）
トリガーの設定が完了したら、次は「何をするか」のアクションを設定します。今回は「Gmailで通知メールを送る」がアクションです。
- 「2. Action」というボックスが表示されます。検索窓に「Gmail」と入力し、表示されたGmailのアイコンをクリックします。
- 「Event」の項目で、「Send Email」を選択し、「Continue」をクリックします。
- Dropboxと同様に、GmailアカウントをZapierに連携させます。「Sign in」からGmailアカウントにログインし、アクセスを許可してください。連携後、「Continue」をクリックします。
- いよいよメールの内容を設定します。ここが一番楽しいところです！
- To: 通知を受け取りたいご自身のメールアドレスを入力します。
- Subject（件名）: 通知メールの件名です。ここにファイル名などを自動で挿入すると、一目で内容が分かって便利です。「Insert Data…」をクリックし、表示されるリストから「1. Name: (ファイル名)」を選択します。例えば、`【Dropbox通知】新しいファイル「{{1.Name}}」が追加されました` のように入力します。`{{1.Name}}` の部分が、実際に追加されたファイル名に自動で置き換わります。
- Body（本文）: メールの本文です。件名と同様に、ファイル名やフォルダの場所、ファイルへのリンクなどを自動で挿入できます。以下に例文を記載しますので、コピーして貼り付け、自由にカスタマイズしてみてください。
Dropboxの「{{1.Path Display}}」フォルダに新しいファイルが追加されました。ファイル名: {{1.Name}}
ファイルへのリンク: {{1.Shareable Link}}ご確認ください。
- 入力が完了したら、「Continue」をクリックし、最後に「Test step」ボタンを押します。設定した内容で、実際にあなたのGmailアドレスにテストメールが送信されます。メールが無事に届けば成功です！
Step4：Zapを有効化して最終テスト
お疲れ様でした！あともう少しです。最後に作成したZapを有効化（オンに）しましょう。
- テストが成功したら、画面下部、または右上にある「Publish」ボタンをクリックします。
- Zapに分かりやすい名前（例：「Dropboxファイル追加→Gmail通知」）をつけて、「Publish & Turn On」をクリックします。
- これで全ての設完了です！念のため、ご自身で監視対象に設定したDropboxフォルダに何か新しいファイルをアップロードしてみてください。数分以内に、設定した内容の通知メールがGmailに届けば、自動化は大成功です！
まとめ：自動化で生まれた時間を、もっと創造的な仕事に
今回は、Zapierを使って「Dropboxへのファイル追加をGmailで自動通知する」仕組みを構築しました。このZapが一つあるだけで、これまで手動でフォルダを確認していた時間や、ファイルの追加を見落とす心配から解放されます。生まれた時間は、資料作成やクライアントとのコミュニケーションなど、もっと創造的で付加価値の高い仕事に使いましょう！
今回の自動化に慣れてきたら、次は「Gmailに届いた特定の添付ファイルを自動でDropboxに保存する」といった逆のパターンの自動化や、「ChatworkやSlackに通知する」といった応用にもぜひ挑戦してみてください。自動化の世界は、あなたのアイデア次第で無限に広がります！
免責事項：本記事で紹介している手順やコードは、執筆時点での情報に基づいています。各サービスの仕様変更により、同様の手順で動作しない可能性があります。また、本チュートリアルの実行によって生じたいかなる損害についても、当方は一切の責任を負いかねます。ご自身の責任において、バックアップを取るなどの対策の上、実行してください。
