はじめに：Excelの「困った」を相談できる
Excelは便利ですが、「やりたいことはあるのに、やり方が分からない」場面の多いソフトです。関数の名前も、操作の手順も、覚えることが山ほどあります。これまでは、詳しい人に聞くか、ネットで検索するしかありませんでした。検索しても、自分のやりたいことにぴったりの答えが見つからず、時間だけが過ぎることもよくあります。
AIなら、「〇〇したいんだけど、どうすればいい？」と日本語で聞くだけ。最適な関数や手順を、初心者にも分かるように教えてくれます。業務別レッスンの最終回は、この「Excelの困ったを相談する」使い方です。ただし、大事な注意点があるので、そこを最初に押さえます。
AIは「計算機」ではなく「先生」
いちばん大事な注意点。それは、AIに数値を貼って、計算そのものをさせてはいけないことです。「この数字を合計して」とAIに頼むと、もっともらしい答えが返ってきますが、AIは正確な計算が苦手で、数を間違えることがあります。
では、どう使うか。AIに頼むのは、「どの関数を使えばいいか」「どう操作すればいいか」という、やり方です。やり方を教わったら、計算はExcelで実行します。つまり、AIは答えを出す「計算機」ではなく、やり方を教えてくれる「先生」。この役割を間違えないことが、安全に使う第一歩です。
なぜAIは計算が苦手なのか、簡単に説明します。AIは「もっともらしい文章」を作るのが得意な仕組みで、電卓のように厳密な計算をしているわけではありません。そのため、桁の多い数字や大量のデータでは、平気で間違えます。一方、Excelの関数は、計算のために作られた正確な道具です。だから、計算はExcelに任せ、AIには「どの道具をどう使うか」を教わる。それぞれの得意を組み合わせるのが、いちばん賢い使い方です。
AIに頼める3つのこと
具体的に、AIには図1の3つのことを頼めます。
たとえば「商品ごとの売上を合計したい」なら、「商品ごとに金額を合計する関数を教えて」と聞きます。すると「SUMIF関数を使います」と、使い方やセルの例まで教えてくれます。あとは、自分のデータでExcelに入力するだけ。関数の名前を知らなくても、やりたいことを言葉で言えば、たどり着けるのです。これは、Excelが苦手な人にとって、大きな助けになります。これまでは「関数の名前が分からないから検索もできない」という、入口でのつまずきがありました。AIなら、やりたいことさえ言葉にできれば、適切な関数まで案内してくれます。「集計の仕方が分からず、手作業で電卓を叩いていた」という作業も、関数を教われば一瞬で終わるようになります。
安全に使う3つの原則
Excelでは扱うデータに注意が必要です。図2の3つの原則を守りましょう。
とくに大切なのが、1の「実データは入れない」。顧客名や売上などの実データを、そのままAIに貼ってはいけません（参考：入れてはいけない情報）。AIには、「A列に商品名、B列に金額がある」という"構造"や、架空の例を伝えれば十分。それだけで、正しい関数や手順を教えてくれます。やり方さえ分かれば、計算は手元のExcelで本物のデータに対して実行できます。「構造はAIに、計算は手元で」と分ければ、機密情報を一切外に出さずに、AIの助けを受けられます。
得意なこと・苦手なこと
AIの得意・苦手を、図3にまとめました。「やり方」は得意、「正確な計算」は苦手と覚えてください。
右側の中でも、とくに注意したいのが「貼った数値の集計結果」。AIは「合計は〇〇です」と自信たっぷりに答えますが、その数字は間違っていることがあります。計算結果は必ずExcelで出し、AIの数字は信じない。AIは「SUM関数で合計できますよ」と教える役、計算するのはExcel、と分けましょう。
コピペで使えるプロンプト集
そのまま使えるプロンプトです。実データは入れず、構造や架空の例で相談してください。
① やりたいことから関数を教わる
② データ整形の手順を聞く
③ 数式の意味を解説してもらう
エラーが出たときの相談のしかた
Excelでよく出る「#REF!」「#VALUE!」などのエラー。意味が分からず、手が止まってしまうことがあります。そんなときも、AIに聞けば解決の糸口が見つかります。
相談のコツは、「どんな操作をしたら、どのエラーが出たか」を具体的に伝えること。「SUM関数を入れたら #VALUE! と出た」のように伝えれば、原因と直し方を教えてくれます。エラーは怖がらず、そのままAIに見せるのがいちばんの近道です。ただし、エラーの周辺に実データがある場合は、その部分は伏せて相談しましょう。
「なぜ？」も聞いておく
直し方だけでなく、「なぜそのエラーが出たのか」も聞いておくと、次から自分で対処できるようになります。AIは、急ぎの問題解決だけでなく、Excelを学ぶ先生としても使えます。一度教わったことは、自分の力になります。
チェックリスト
- 実データではなく構造・例で相談した
- 教わった関数をExcelで実行した
- 計算結果を検算した
- 個人情報・売上などを入力していない
- エラーは内容を伝えて直し方を聞いた
よくある質問（Q&A）
関数の名前を知らなくても大丈夫？
大丈夫です。「やりたいこと」を日本語で伝えれば、AIが適した関数を教えてくれます。名前を覚える必要はありません。
少しのデータなら貼ってもいい？
個人情報や売上などの機密でなければ、架空の例として少量なら問題ありません。ただし、本物の顧客データなどは避け、構造だけ伝えるのが安全です。
複雑な集計もできますか？
やり方の相談はできます。ただし複雑になるほど、結果の検算が大切。一度に全部やろうとせず、手順を分けて確認しながら進めましょう。
まとめ
- AIは計算機ではなく、やり方を教える先生。計算はExcelで。
- 実データは入れず、構造や例で相談し、結果は検算する。
- 関数・手順・エラー対処を教わるのが、得意な使い方。
次に「Excelでどうやるんだろう」と困ったら、検索の前にAIに聞いてみてください。あなた専用の、Excelの先生が、いつでも、何度でも、手順を教えてくれます。これで、全15回の業務別レッスンは完結です。
Excelは、多くの人が「なんとなく使っているけれど、本当は苦手」というソフトです。これまでは、分からないことがあるたびに、詳しい人の手を止めて聞いていました。AIは、その「気軽に聞ける先生」になってくれます。何度同じことを聞いても、嫌な顔ひとつしません。Excelが苦手な人にこそ、使ってほしい使い方です。
ただし、最後にもう一度。AIに計算そのものを任せてはいけません。「やり方はAI、計算はExcel、確認は人」。この3つの役割分担さえ守れば、Excel作業は驚くほど楽になります。これで全15回の業務別レッスンが完結しました。メールから始まり、議事録、営業、採用、研修、報告、そしてExcelまで。あなたの仕事のどこかに、きっとAIで楽にできる部分があるはずです。次回からは最終章「AI時代の伝える力」をお届けします。ここまでありがとうございました。
── AutoAIPlatform編集部