AIで作った文章を人間が直すべき3つのポイント

はじめに：AIの文章は「下書き」

ここからは新しいテーマ、「伝える力」です。これまでの記事で、AIに文章のたたき台を作らせる方法を学んできました。最後の総仕上げとなるのが、AIの文章を、人がどう直すかです。ここが、AIを「使える人」と「使いこなす人」の分かれ目になります。

AIの文章は、文法も整い、読みやすい。だからこそ、「もう完成」と思って、そのまま使ってしまいがちです。でも、ここに落とし穴があります。AIの文章は、あくまで下書き。そのまま出すと、事実がずれていたり、相手に合っていなかったり、どこか他人事の文章になっていたりします。人の手で仕上げてこそ、伝わる文章になります。

なぜ手直しが必要なのか

AIは「自然な文章」を作るのは得意ですが、その文章が「正しいか」「相手に合っているか」「中身があるか」までは保証してくれません。あなたの会社の事情も、送る相手の状況も、本当には知らないからです。だからこそ最後の仕上げは人の仕事。とはいえゼロから書くわけではなく、整った下書きをポイントを絞って直すだけです。

どれだけの会社が、この「直す」作業に向き合っているのでしょうか。総務省の令和8年版情報通信白書によると、何らかの業務で生成AIを利用している日本企業は86.4%。業務類型で最も回答割合が高かったのは議事録・メール作成補助で72.3%、導入効果を実感すると答えた割合も同じ項目が最も高くなっています。つまり、いま日本の会社でAIがいちばん使われているのは、まさに人が読み返して直すべき文章の領域です。

もう一つ、「読んだ相手に、AIに任せた感が伝わってしまう」という理由もあります。無難で整いすぎた文章は「テンプレで済まされた」という印象を与えることがあります。とくにお礼やお詫びの場面では、その印象が信頼に響きます。人が一手間かけることは、相手への敬意を示すことでもあるのです。

人が直すべき3つのポイント

直すべきは、図1の3つのポイントです。この順番で確認すると、もれがありません。

• ①事実：数字・日付・固有名詞・社内の事情が正しいか（参考：確認手順）。
• ②トーン：相手や場面に合った丁寧さ・かたさになっているか。社外と社内では変わります。
• ③具体性：抽象的な言葉になっていないか。具体例や数字に置き換えられないか。

とくに③の「具体性」は、AIがもっとも苦手な部分です。「しっかり対応します」ではなく「翌営業日までにご連絡します」のように、具体的にすると、ぐっと伝わります。

①〜③のうちどれを重点的に直すかは、文章の用途で変わります。社外に出す重要な文書なら3点すべてを丁寧に。社内の連絡なら①の事実確認だけで十分なこともあります。①の事実確認だけは、どんな文章でも省かないのが鉄則です。

「AIっぽい文章」の特徴

「なんとなくAIっぽいけど、どこが？」と感じたことはありませんか。AIっぽさには、図2のような特徴があります。

これらに共通するのは、「無難だけど、心に残らない」こと。AIは平均的で当たりさわりのない文章を作るのが得意なため、どうしても個性が薄くなります。逆に言えば、これらの特徴を知っておくと、自分の文章がAIっぽくなっていないか客観的に確認できます。

人が加える「最後の一手」

では、具体的に何を足せばよいのか。図3の3つの「最後の一手」です。

たとえば、お礼のメールなら「先日はありがとうございました」だけでなく、「お忙しい中、〇〇についてご丁寧に教えてくださり」と、その相手とのやりとりを一言加える。これだけで、テンプレ感が消え、「自分のための言葉」に変わります。この一手は、AIには書けません。相手を思い、自社を知る人にしか、足せない部分です。

「最後の一手」と聞くと難しそうですが、長く書く必要はありません。たった一文、自分の言葉を加えるだけで十分です。AIが整えた9割の上に、人が1割の「らしさ」を乗せる。土台はAIに任せ、人は「ここだけは」という一点に集中する——この配分が、効率よく伝わる文章を生みます。

直しの物差しは、国が公開している

「どこまで直せば十分なのか」。この問いには、実は公的な手引きがあります。文化審議会が2022年（令和4年）1月7日に建議した公用文作成の考え方です。役所の文書のための指針ですが、中身は「読み手に伝わる文章の条件」そのもので、AIの下書きを点検する物差しとしてそのまま使えます。

この建議は、公用文作成の在り方として「読み手に理解され、信頼され、行動の指針とされる文書を作成する」と明記しています。AIの下書きが「読めるのに動けない」と感じるとき、足りていないのはたいていこの後半です。

建議はさらに、分かりやすく書くための留意点として、伝えることを絞る・遠回しな書き方を避ける・読み手に通じる言葉を選ぶことを挙げています。文の書き方については、一文を短くする、一文の論点は一つにする、三つ以上並べるときは箇条書を使う。どれも、AIの下書きでいちばん崩れやすい部分です。

使い方は簡単です。AIの下書きを開いたら、右の列を上から順に試す。5分で終わります。直す観点を毎回ゼロから考えないことが、続けるコツです。社内文書に当てはめるときは社内通達・お知らせ文をAIで整える方法もあわせてどうぞ。

コピペで使えるプロンプト集

手直しも、AIに相談しながら進められます。最終判断は人が行う前提で使ってください。

① もっと具体的にする

② トーンを相手に合わせる

③ AIっぽさを抜く

④ 公用文の物差しで点検する

④は、①〜③の前に一度かけると効きます。構造の乱れを先に直してから、言葉づかいを整える。順番を逆にすると、せっかく整えた表現を後から丸ごと削ることになります。

声に出して読む

最後に、いちばん簡単で効果的なコツをお伝えします。それは、完成した文章を、声に出して読んでみることです。

目で読むと見逃す不自然さも、声に出すと気づけます。「自分だったら、こう言わないな」と感じたら、そこがAIっぽさの残った部分。自分の言葉に直しましょう。声に出して、すらすら読めて、違和感がなければ完成です。この一手間が、文章を「自分のもの」にしてくれます。

声に出すのが難しい場面なら、頭の中で「相手に話しかけるつもり」で読むだけでも効果があります。目の前にその人がいると想像して読むと、堅すぎる言い回しや回りくどい表現に自然と気づけます。AIの下書きを、相手の顔を思い浮かべながら読み直す——これだけで文章はぐっと届くものになります。

チェックリスト

• 事実・数字・固有名詞を確認した
• 相手・場面に合うトーンに直した
• 抽象的な表現を具体的にした
• 自社らしい言葉を加えた
• 声に出して読み、不自然さを直した

よくある質問（Q&A）

まとめ

AIは、書く負担を減らしてくれます。でも、「伝わる文章」にする最後の一手は、人の仕事。その一手があるからこそ、AIを使っても、自分らしい、相手に届く文章が書けます。次に文章を作ったら、ぜひこの3つのポイントで仕上げてみてください。慣れれば、仕上げは数分。それでも、文章の印象は大きく変わります。

筆者コメント