印刷して綴じるだけでは足りない理由
請求書や領収書をメールやWebで受け取る取引は、電子帳簿保存法で「電子取引」と呼ばれます。法人税と所得税の保存義務がある会社と個人事業主は、その取引情報をデータで保存しなければなりません。
以前は、印刷した紙の保存でも認められていました。令和3年度（2021年度）の税制改正でこの扱いは廃止され、2024年1月1日以後の電子取引は、データ保存が前提になりました。
国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）は、PDFが添付されたメールについて、「当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません」と明記しています。受信箱に残っているだけでは、探せる状態とはみなされないということです。
保存が要るデータ、要らないデータ
保存の範囲は、紙で受け取った場合と変わりません。注文書・契約書・見積書・請求書・領収書などです。売上や仕入だけでなく、水道光熱費や交通費など経費の領収書も含まれます。
Webの請求書ダウンロード、クラウドでの請求書の受け取り、スマホ決済アプリの利用明細も電子取引です。メールで送った労働条件通知書や、クラウドで交わした雇用契約書も対象になると、一問一答は示しています。
一方で、取引情報の入っていないメールは保存しなくてかまいません。PDFが添付されたメールなら、保存するのは添付ファイルだけで足ります。正式な見積書の前の粗い案や、一方的に送られてきた売り込みの見積書も、保存は不要とされています。
数字で見る電子取引の保存
保存期間は、法人なら帳簿も書類も原則7年です。欠損金が出た事業年度は10年になります。7年分のPDFを後から探せるかが、日々の整理の物差しです。
検索に使う項目は「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」の3つです。前々事業年度の売上高が5,000万円以下の会社は、税務職員のダウンロードの求めに応じられれば、検索の仕組み自体が不要になります。それでも自分たちが探しやすいように、型をそろえておく価値はあります。
「探せる形」の3つのやり方
専用の保存ソフトが無くても、検索の要件は満たせます。一問一答の問50は、表計算ソフトの一覧表と、ファイル名の工夫の2つを例に挙げています。
| 方法 | やること | 向いている会社 | AIの出番 |
|---|---|---|---|
| ファイル名をそろえる | 「日付_取引先_金額」の順で名前を付ける | 月の受け取りが数十件まで | 名前の候補を作る |
| 一覧表（索引簿） | 通し番号を振り、表に日付・金額・取引先を記録 | 件数が多い、複数人で扱う | 表の行を下書きする |
| 保存ソフト・クラウド | 読み取りと検索をソフトに任せる | 取引先が多く毎月数百件 | 読み取りの点検を補助 |
一覧表を使うときは、表の通し番号とファイル名を対応させる必要があります。ファイル名の方法を選ぶ場合は、ダウンロードの求めに応じられるようにしておくことが条件です。小さな会社は、ファイル名から始めるのが手軽です。
ファイル名の型をそろえる
国税庁の例は、2021年1月31日に株式会社霞商店から受け取った110,000円の請求書を「20210131_㈱霞商店_110000」とするものです。日付、取引先、金額の順番を社内で一つに決めるのが要です。
日付は和暦でも西暦でもかまいません。ただし一問一答は、混在は「抽出機能の妨げとなる」として統一を求めています。取引先ごとにフォルダを分け、ファイル名を日付と金額だけにする方法も認められています。
1つのPDFに複数の請求書が入っている場合は、取引ごとに分割して名前を付ける方法が示されています。中身を書き換えずに、ページを分けるだけなら認められる編集の範囲です。
AIで下書きする4ステップ
まず、その月に届いたPDFを1つのフォルダに集めます。次に、会社で使ってよいと決めたAIにPDFを読ませ、日付・取引先・金額を表の形で書き出させます。ファイル名の候補も同時に作らせると早く進みます。
AIが出した表は、元のPDFと1件ずつ照らします。合っていれば、その名前でファイル名を付け直し、表を一覧表として保存します。表の作り方はExcelデータの整理・集計をAIに手伝ってもらう方法も参考になります。
大事なのは、AIにPDFの中身を直させないことです。変えてよいのはファイル名と一覧表だけで、請求書そのものは受け取ったままにします。
AIが間違えやすい所と、人が見る所
AIは数字を読み違えることがあります。特に、小計と合計、税込と税抜の取り違えが起きやすいです。一問一答の問57は、金額は帳簿の税抜・税込に合わせるのが基本としつつ、請求書に書かれた金額をそのまま使ってもよいとしています。
迷いをなくすには、「請求書に書かれた合計金額（税込）を使う」と社内で決めてしまうのが簡単です。単価だけの契約書など金額の無い書類は、金額を空欄か0円にしてよいとされています。
取引先名の表記ゆれも点検します。「㈱山田商店」と「山田商店」が混ざると、検索で漏れます。取引先名は、一覧表の取引先マスタの表記に合わせるよう、AIに指示しておきます。
改ざん防止は事務処理規程で備える
探せる形のほかに、データを勝手に書き換えない仕組みも要ります。方法は4つから選べます。タイムスタンプ付きで受け取る、受け取った側で付ける、訂正履歴が残るシステムを使う、事務処理規程を定めて運用する、のいずれかです。
受け取った側でタイムスタンプを付ける場合は、最長で受け取りから2か月とおおむね7営業日以内とされています。小さな会社に現実的なのは、訂正と削除の防止に関する事務処理規程です。
一問一答の問33には、法人向けと個人事業者向けの規程のサンプルが載っています。管理責任者を決め、訂正が必要なときの申請と承認の流れを書きます。AIに会社の名前と体制を伝えて、サンプルを自社用に書き換える下書きを作らせるのも有効です。
AIに請求書を渡す前の注意
請求書には、取引先の担当者名や、個人事業主の氏名・住所が載っています。個人情報保護委員会は「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月2日）で、個人データを入力するなら「当該個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること」と求めています。
無料のAIに請求書のPDFをそのまま貼るのは避けます。入力を学習に使わない設定の、会社が契約したAIを使うのが前提です。迷ったらAIに入力してはいけない情報一覧で線引きを確かめてください。
インボイスの登録番号の確認など、請求書まわりの別の点検はインボイス経過措置の記事で扱っています。
そのまま使えるプロンプト
会社が契約したAIに、その月のPDFを添付して使います。角かっこを置き換えてください。
肝は条件3です。読めない数字をAIに埋めさせないことで、照合の手間が[要確認]の行に絞られます。
よくある質問（Q&A）
メールで来たPDFの請求書、印刷してファイルに綴じておけば大丈夫ですか。
印刷した紙だけでは足りません。2024年1月以後の電子取引は、データそのものの保存が必要です。紙に印刷して綴じるのは、整理の便宜として併用するならかまいません。
うちは売上が少ないけど、ファイル名を付け直さないといけませんか。
前々事業年度の売上高が5,000万円以下で、税務職員のダウンロードの求めに応じられるなら、検索の仕組みは不要です。ただし、データの保存と改ざん防止の措置は必要です。
AIに請求書を読ませてファイル名を付けても、法律上の問題はありませんか。
ファイル名を規則的に付けることは、国税庁が例として示す方法です。AIが読み違えることがあるため、名前を付ける前に人がPDFと照らすことが前提です。PDFの中身はAIで直しません。
まとめ
- メールやWebで受け取ったPDFの請求書は、印刷ではなくデータのまま保存する。法人は原則7年。
- 「日付_取引先_金額」のファイル名か一覧表で、日付・金額・取引先から探せる形にする。
- 読み取りと下書きはAI、PDFとの照合と保存は人。改ざん防止は事務処理規程で備える。
月末に経理の方が、受信箱を「請求」で検索しながら一件ずつPDFを開いている姿をよく見かけます。探す時間のほうが、処理する時間より長いこともあります。
ファイル名の型を一つ決めるだけで、その時間はかなり減ります。型を決めるのは人、当てはめる作業はAIです。まずは今月分の10件から試してみてください。ここまで読んでくださり、ありがとうございました。
── AutoAIPlatform編集部