会議のアクションアイテムをAIで整理する方法
会議後に困りやすいのは、議事録を残すことそのものより、「誰が、いつまでに、何をするか」が曖昧なまま終わることです。
決定事項、宿題、確認待ち、未決事項が混ざると、後から追いかける負担が大きくなります。
AIを使うと、会議メモや文字起こしからアクションアイテムを抽出し、担当者、期限、確認事項に分けて整理できます。
このページでは、会議後の抜け漏れを減らすための使い方を紹介します。
このページでわかること
- 会議後のToDo整理でAIを使える場面
- 決定事項とアクションアイテムを分けるプロンプト例
- 文字起こしや社内情報を扱うときの注意点
会議後のアクション整理でよくある課題
会議では多くの発言が出ますが、その中には決定事項、検討事項、単なる意見、後で確認することが混ざっています。
会議直後に整理しないと、担当者や期限が曖昧なまま流れてしまうことがあります。
特に複数部署が関わる会議では、誰が次に動くのかを明確にするだけでも大きな価値があります。
AIは、会議メモから次の行動に関係する部分を拾い上げる補助役として使えます。
AIで効率化できる作業
AIは会議の責任者を置き換えるものではありません。
ただし、長いメモや文字起こしから、決定事項、担当者、期限、未決事項を抜き出す作業には向いています。
- 会議メモからアクションアイテムを抽出する
- 決定事項と未決事項を分ける
- 担当者と期限が不明な項目を見つける
- 会議後に送る確認メッセージを下書きする
- 次回会議の確認事項を整理する
AIに整理させた後、人が担当者と期限を確認して共有すると、会議後の動き出しが速くなります。
使いやすいAIツールの例
会議のアクション整理には、ChatGPT、Claude、Geminiなどの文章生成AIに加え、Otter、Fireflies、tl;dv、Zoom AI Companionのような会議文字起こし系ツールも候補になります。
文字起こしをそのまま使う場合は、会議参加者への説明や社内ルールの確認が必要です。
機密情報や個人情報を含む会議では、外部AIに入力できる範囲を事前に決めておきましょう。
すぐ使えるプロンプト
以下は、会議メモからアクションアイテムを整理するためのプロンプト例です。
会議メモからアクションアイテムを抽出する
決定事項、担当者、期限、未決事項を表形式で整理するプロンプトです。
あなたは会議後の整理を支援するアシスタントです。
以下の会議メモから、アクションアイテムを抽出してください。
# 会議メモ
{{会議メモまたは文字起こし}}
# 出力してほしい内容
1. 決定事項
2. アクションアイテム一覧
- 内容
- 担当者
- 期限
- 確認が必要な点
3. 未決事項
4. 次回会議で確認すること
# 注意
担当者や期限が明記されていない場合は「未確認」と書いてください。
会議後の確認メッセージを作る
会議参加者に送る共有メッセージを短く整えるプロンプトです。
以下のアクションアイテムをもとに、会議参加者へ送る確認メッセージを作成してください。
# アクションアイテム
{{アクションアイテム一覧}}
# 文体
社内チャット向けに、簡潔で確認しやすい文章
実務で使うときの注意点
会議の文字起こしには、顧客名、担当者名、未公開の計画、価格、採用や評価に関する情報が含まれることがあります。
外部AIに入力する前に、参加者への説明、社内規程、顧客との守秘義務を確認してください。
また、AIが担当者や期限を誤って推測する場合があります。
出力結果は必ず会議メモと照らし、未確認の項目を勝手に確定しないようにしましょう。