会議メモをAIで議事録にする方法
会議後の議事録作成は、意外と時間がかかる業務です。
発言内容を整理し、決定事項やタスクをまとめ、関係者に共有できる形に整える必要があります。
AIを使うと、会議メモから要点を整理し、議事録の下書きを作る作業を効率化できます。
このページでは、会議後の情報整理に使いやすいAI活用方法を紹介します。
このページでわかること
- 会議メモから議事録を作るAI活用方法
- 決定事項やタスクを整理するプロンプト例
- 議事録作成でAIを使うときの注意点
議事録作成でよくある課題
議事録作成では、単に会話を文字にするだけでは不十分です。
何が決まったのか、誰が何を担当するのか、次回までに何を確認するのかを整理する必要があります。
しかし、会議中のメモは断片的になりがちです。
後から読み返すと、発言の流れは分かっても、共有用の文章に整えるのに時間がかかります。
AIで効率化できる作業
AIは、会議の内容を整理する作業に向いています。
特に、長いメモから要点を抜き出したり、決定事項と未決事項を分けたりする場面で役立ちます。
たとえば、次のような作業を支援できます。
- 会議メモの要約
- 決定事項の抽出
- タスクと担当者の整理
- 未決事項の一覧化
- 関係者向け共有文の作成
- 次回会議の議題案作成
議事録の型を決めておくと、AIで作成した下書きを確認しやすくなります。
使いやすいAIツールの例
会議メモの整理には、ChatGPT、Claude、Geminiなどの生成AIが使えます。
また、文字起こしツールと組み合わせることで、録音内容から議事録の下書きを作る流れも作れます。
ただし、会議には機密情報や未公開情報が含まれることがあります。
録音データや文字起こし内容を外部ツールに入力する場合は、社内ルールを確認してください。
すぐ使えるプロンプト
以下は、会議メモから議事録を作るためのプロンプト例です。
会議メモから議事録を作る
共有用の議事録フォーマット（決定事項・タスク・次回確認）に整えるプロンプトです。
あなたは会議メモを整理するアシスタントです。 以下の会議メモをもとに、共有用の議事録を作成してください。 # 会議メモ ここに会議メモを貼り付ける # 出力してほしい形式 1. 会議の目的 2. 主な議題 3. 決定事項 4. 未決事項 5. タスク一覧 - 担当者 - 期限 - 内容 6. 次回確認すること # 注意点 メモに書かれていない内容は推測で補わないでください。 不明な点は「要確認」として整理してください。
議事録から共有メールを作る
完成した議事録を、参加者に共有するためのメール文に変換するプロンプトです。
以下の議事録をもとに、参加者へ送る共有メールを作成してください。 # 文体 丁寧で簡潔。 決定事項とタスクがすぐ分かるようにしてください。 # 議事録 ここに議事録を貼り付ける
実務で使うときの注意点
議事録作成でAIを使う場合、最も大切なのは事実確認です。
AIは自然な文章に整えることが得意ですが、曖昧なメモをもとに内容を補ってしまうことがあります。
そのため、決定事項、担当者、期限、数値、固有名詞は必ず人間が確認してください。
特に、社外共有や契約に関わる会議では、AIの下書きをそのまま送らないことが重要です。
また、会議内容に機密情報が含まれる場合は、入力先のAIツールや設定にも注意が必要です。