社内FAQをAIで整備する方法
社内で同じ質問が何度も発生すると、担当者の時間が少しずつ奪われます。
経費精算、勤怠、ITツール、申請手続きなど、よくある質問を整理できていない会社は少なくありません。
AIを使うと、社内FAQのたたき台作成、質問の分類、回答文の整理を効率化できます。
このページでは、社内問い合わせを減らすためのAI活用方法を紹介します。
このページでわかること
- 社内FAQ整備でAIを使える場面
- FAQ作成に使えるプロンプト例
- 社内ナレッジを整えるときの注意点
社内FAQでよくある課題
社内FAQが整っていないと、同じ質問が担当者に繰り返し届きます。
担当者は毎回同じ説明をすることになり、本来の業務に集中しにくくなります。
一方で、FAQを作ろうとしても、何から整理すればよいか分からないことがあります。
質問が部署ごとに散らばっていたり、回答が古くなっていたりすることもあります。
AIで効率化できる作業
AIは、社内FAQをゼロから完成させるものではありません。
ただし、質問の整理や回答文の下書き作成には役立ちます。
たとえば、次のような作業を支援できます。
- よくある質問の分類
- FAQの見出し作成
- 回答文の下書き作成
- 長い説明文の簡略化
- 社内マニュアルからFAQを抽出
- 新入社員向けのQ&A作成
既存のマニュアルや問い合わせ履歴をもとに、FAQのたたき台を作ると効率的です。
使いやすいAIツールの例
社内FAQの整備には、ChatGPT、Claude、Geminiなどの生成AIが使えます。
また、Notion、Googleドキュメント、Microsoft 365などの社内情報管理ツールと組み合わせると、FAQの更新や共有がしやすくなります。
ただし、社内ルール、給与、個人情報、契約情報などを扱う場合は注意が必要です。
AIに入力する前に、公開範囲や情報管理ルールを確認してください。
すぐ使えるプロンプト
以下は、社内FAQを作成するためのプロンプト例です。
マニュアルから社内FAQを作る
既存のマニュアルや説明文から、社員向けFAQの形に整えるプロンプトです。
あなたは社内FAQを整理するアシスタントです。 以下の情報をもとに、社員向けのFAQを作成してください。 # 対象テーマ 例：経費精算、勤怠管理、社内ITツール、申請手続き # 元になる情報 ここにマニュアルや説明文を貼り付ける # 出力してほしい形式 1. 質問 2. 回答 3. 関連する部署 4. 注意点 5. 追加で確認が必要な項目 # 文体 社内向けに、わかりやすく丁寧な文章にしてください。 専門用語はできるだけ補足してください。 # 注意点 元の情報に書かれていないことは推測で断定しないでください。 不明な点は「要確認」としてください。
問い合わせ履歴からFAQ候補を作る
過去の問い合わせ内容を分類し、FAQ化すべき項目を整理するプロンプトです。
以下の社内問い合わせ内容を分類し、FAQにすべき項目を整理してください。 # 出力形式 ・カテゴリ ・よくある質問 ・回答に必要な情報 ・担当部署 ・優先度 # 問い合わせ内容 ここに問い合わせ内容を貼り付ける
実務で使うときの注意点
社内FAQでは、正確性が重要です。
AIが作った回答文は読みやすくても、社内ルールと一致しているとは限りません。
特に、給与、労務、法務、経理、情報セキュリティに関わる内容は、担当部署が必ず確認してください。
また、古いマニュアルをもとにFAQを作ると、古いルールがそのまま反映される可能性があります。
FAQは一度作って終わりではありません。
定期的に見直し、実際の問い合わせ内容に合わせて更新することが大切です。