問い合わせ対応を減らしたい

この仕事の課題

• 同じ質問への回答に時間を取られる
• 一次対応の品質が担当者により揺れる
• 顧客対応のナレッジが個人にしまわれている

AIで楽にできること

• 問い合わせへの一次返信文の作成
• よくある質問をFAQ形式に整理
• 過去の回答事例を参考に返答文を生成
• 長い問い合わせ内容の要点抽出

今日から試せる3ステップ

1. 先月の問い合わせ内容を10〜20件振り返る（5分）
2. 繰り返されている質問TOP3を選び、回答ドラフトをAIに作らせる（10分）
3. 内容を確認してFAQ・テンプレートとして保存する（10分）

すぐ使えるプロンプト

コピーして使えます。{{　}}の部分を自分の情報に書き換えてください。

以下のお客様からの問い合わせに対する、一次返信メールを作成してください。

【問い合わせ内容】
{{お客様からの問い合わせ文をここに貼る}}

【会社名】{{自社の会社名}}
【担当部署】{{カスタマーサポート／営業部／など}}
【確認にかかる目安時間】{{例：1〜2営業日}}
【特記事項】{{価格・仕様については即答できない、など}}

要件：
- 問い合わせを受け取ったことへの感謝
- 確認中であることの説明
- 回答の目安期間の明示
- 誠実で丁寧なトーン

以下の過去問い合わせ事例をもとに、FAQ形式のナレッジを作成してください。

【問い合わせ事例リスト】
{{過去10〜20件の問い合わせ内容（質問と回答）をここに貼る}}

出力形式：
## カテゴリ別FAQ

### [カテゴリ名]
**Q: （質問）**
A: （回答。簡潔に2〜4文で）

要件：
- 類似した質問はまとめて1つのQ&Aに統合する
- カテゴリを3〜5個に分類する
- 回答に自社の固有情報が必要な箇所は【要入力：〇〇】と明示する

使えるAIの種類

• 汎用対話AI（社内ナレッジを読み込ませる）
• 自動化ツール（Zapier / Make）と組み合わせ

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