社内マニュアルをAIで整備する方法
社内マニュアルは、業務の引き継ぎや新人教育に欠かせません。
しかし、実際には担当者の頭の中に手順が残っていたり、古いファイルが複数残っていたりして、どれが最新か分からなくなることがあります。
AIを使うと、既存メモや手順書をもとに、作業手順、注意点、FAQ、更新すべき箇所を整理しやすくなります。
このページでは、バックオフィス業務を属人化させないための使い方を紹介します。
このページでわかること
- 社内マニュアル整備でAIを使える場面
- 手順書とFAQを作るプロンプト例
- 機密情報と最新性を扱う注意点
社内マニュアル整備でよくある課題
社内マニュアルは一度作って終わりではありません。
業務フロー、利用ツール、承認者、連絡先が変わるたびに更新が必要ですが、日々の業務に追われて後回しになりがちです。
また、詳しい担当者が書くと前提知識が省かれ、新人には分かりにくい内容になることがあります。
AIは、既存メモを読み手に合わせて整理し、抜け漏れを見つける補助役として使えます。
AIで効率化できる作業
AIは社内ルールの正しさを保証するものではありません。
ただし、散らばったメモを構造化し、手順、注意点、FAQに分ける作業には向いています。
- 既存メモから手順書の構成を作る
- 作業手順を初心者向けに書き直す
- 注意点と例外対応を整理する
- FAQ形式に変換する
- 更新が必要そうな箇所を洗い出す
AIでたたき台を作り、実務担当者が確認して更新する流れにすると、マニュアル整備の初動が軽くなります。
使いやすいAIツールの例
社内マニュアルの整備には、ChatGPT、Claude、Geminiなどの文章生成AIのほか、Notion AI、Microsoft Copilot、Google Geminiのように社内文書と近い場所で使えるツールも候補になります。
既存のメモを章立てし、手順、注意点、FAQに分ける使い方が向いています。
社内規程、人事情報、顧客情報、契約情報などを扱う場合は、外部AIに入力できる範囲を必ず確認してください。
すぐ使えるプロンプト
以下は、社内マニュアルのたたき台を作るためのプロンプト例です。
社内マニュアルの構成案を作る
既存メモから、初心者向けの手順書に整理するプロンプトです。
あなたはバックオフィス業務のマニュアル整備を支援するアシスタントです。
以下の業務メモをもとに、社内マニュアルのたたき台を作成してください。
# 業務名
{{業務名}}
# 既存メモ
{{既存の手順メモ}}
# 読者
{{新人、他部署担当者、引き継ぎ担当者など}}
# 出力してほしい内容
1. 目的
2. 作業前に準備するもの
3. 手順
4. 注意点
5. よくある質問
6. 最終確認チェックリスト
# 注意
不明な点は「要確認」と書いてください。
手順書をFAQに変換する
長い手順書から、社内で探しやすいFAQを作るプロンプトです。
以下の社内マニュアルを、FAQ形式に整理してください。
# マニュアル本文
{{マニュアル本文}}
# 出力
質問
回答
関連する手順番号
担当者に確認すべき点
実務で使うときの注意点
社内マニュアルには、顧客情報、従業員情報、契約条件、社内システムの操作手順など、機密性の高い情報が含まれることがあります。
外部AIに入力する場合は、情報を匿名化し、社内の利用ルールに従ってください。
また、AIは古い手順や誤ったメモを正しいものとして整えてしまうことがあります。
出力されたマニュアルは、必ず実務担当者が最新の運用と照らして確認しましょう。