提案書の構成案をAIで作る方法
提案書づくりで最初に止まりやすいのは、文章を書く前の「何をどの順番で伝えるか」です。相手の課題、自社の強み、導入手順、費用感、事例を全部入れようとすると、読む側にとって重要な流れが見えにくくなります。
AIは、提案内容を勝手に決める道具ではありません。案件メモをもとに、目次案、各セクションの役割、確認すべき情報を整理する下書き役として使うと安全です。
このページでは、中小企業の営業担当・企画担当が、提案書の構成案を短時間で作るための実務手順をまとめます。
AIに任せる
- 相手の課題を読み手別に整理する
- 提案書のタイトル案を複数出す
- 目次案を6〜8項目で作る
- 各セクションで伝える要点を整理する
- 足りない情報や確認事項を洗い出す
このページでわかること
- 提案書を書く前に、相手の課題と読み手を整理する
- AIで目次案とセクションごとの要点を作る
- 価格・実績・約束事項は人が確認してから本文化する
提案書の構成でよくある課題
提案書の構成が決まらないと、本文作成やスライド作成も進みません。過去資料を流用しようとしても、相手の業種、課題、意思決定者が違うと、そのまま使えないことがあります。
また、営業担当が伝えたいことを先に並べると、読み手にとっては「自社の課題を理解しているのか」「どこから読めばよいのか」が分かりにくくなります。
AIを使う場合は、いきなり完成版の提案書を書かせるより、まず目次案だけを作らせる方が確認しやすく、間違いにも気づきやすくなります。
AIで効率化できる作業
AIは、提案の判断そのものではなく、構成の候補を出す作業に向いています。材料を整理して渡すほど、使える目次案になりやすくなります。
- 相手の課題を読み手別に整理する
- 提案書のタイトル案を複数出す
- 目次案を6〜8項目で作る
- 各セクションで伝える要点を整理する
- 足りない情報や確認事項を洗い出す
AIの構成案は、営業担当が考えるためのたたき台です。相手との関係性、過去のやり取り、価格や納期の約束は人が判断します。
使いやすいAIツールの例
構成案づくりでは、ChatGPT、Claude、Geminiのような文章生成AIが使いやすいです。Microsoft 365を使っている会社では、WordやPowerPointに移す前提でMicrosoft Copilotも候補になります。
顧客名、見積金額、未公開の案件情報を入力する場合は、社内ルールに従ってください。最初は会社名や金額を伏せ、課題と提案の方向性だけで目次案を作ると始めやすくなります。
ツールを選ぶときの考え方
まずは文章生成AIで目次を作り、スライドやデザインに進む前に構成を確認します。
長めの資料や過去提案書を読み込ませたい場合はClaude、汎用的に始めたい場合はChatGPT、Google Docs中心ならGemini、PowerPoint中心ならMicrosoft Copilotを比較します。
ツール選定では、文章の自然さだけでなく、入力できる情報の範囲、社内ファイルの扱い、管理者設定、チーム利用のしやすさを見ます。
すぐ使えるプロンプト
以下は、案件メモから提案書の構成案を作るためのプロンプト例です。
提案書の目次案を作る
案件概要から、読み手に合わせた構成案を作るプロンプトです。
あなたは中小企業の営業資料作成を支援する編集者です。
以下の情報をもとに、提案書の構成案を作ってください。
# 提案先の状況
{{提案先の業種・規模・読み手}}
# 相手の課題
{{相手が困っていること}}
# 自社が提案できること
{{提案する商品・サービス・支援内容}}
# 確認中の情報
{{価格・納期・実績など、まだ確定していないこと}}
# 出力
1. 提案書タイトル案を3つ
2. 目次案を6〜8項目
3. 各項目で伝える要点
4. 情報不足または要確認の項目
# 注意
未入力の価格、納期、実績を推測しないでください。
断定できない部分は「要確認」と明記してください。
読み手別に構成を直す
経営者、現場責任者、担当者など、読み手に合わせて目次を調整します。
以下の提案書目次案を、読み手に合わせて並び替えてください。
# 目次案
{{AIまたは担当者が作った目次案}}
# 読み手
{{経営者／現場責任者／担当者／社内稟議担当}}
# 出力
1. 並び替え後の目次
2. 順番を変えた理由
3. 追加した方がよい項目
4. 削ってもよい項目
実務で使うときの注意点
構成案の段階でも、相手先の未公開情報や社内事情が含まれることがあります。外部AIに入力する場合は、社名、担当者名、具体的な金額、未発表プロジェクト名を伏せる運用から始めてください。
AIが作る目次は、一般的に整った流れになりやすい一方で、自社らしさや相手との関係性が薄くなることがあります。過去の会話、相手の優先順位、社内承認の事情は営業担当者が反映します。
よくある質問
AIで作った提案書の構成案をそのまま使えますか？
そのまま使うのではなく、相手の課題、意思決定者、過去の商談内容に合わせて直してください。
AIは自然な目次を出せますが、相手との関係性や社内事情までは判断できません。
何をAIに入力すればよいですか？
提案先の業種、読み手、相手の課題、自社が提案できること、未確認事項を箇条書きで入れます。
顧客名や金額などの機密情報は、社内ルールが決まるまでは伏せてください。
目次案の良し悪しはどこで見ますか？
最初に相手の課題へ答えているか、読み手が判断しやすい順番になっているか、価格や納期を勝手に約束していないかを確認します。