災害時の連絡文は平時にAIで作る｜安否確認・取引先・お客様の3通

停電した朝、最初に足りなくなるもの

台風が抜けた朝、事務所のブレーカーが落ちていた。工場の前の道が冠水して車が入れない。従業員の家がある地区は停電が続いている——こうした日に、経営者が最初に直面するのは復旧作業ではありません。「何を、誰に、どう伝えるか」を全部いっぺんに決めなければならないことです。

社員には「今日は出社しなくていい」のか「安全を確認してから来てほしい」のかを伝える必要があります。取引先には納品がどうなるのかを言わなければなりません。お客様には店を開けるのか閉めるのかを知らせる必要があります。そして、この3つはどれも文章にしないと伝わりません。電話を100件かけることはできないからです。

問題は、災害が起きた当日にまともな文章は書けない、という単純な事実です。情報が足りず、電話が鳴り、自分の家のことも気になる。そんな状態で書いた文章は、たいてい言葉が足りないか、逆に言いすぎます。だから連絡文は、何も起きていない平日の午後に作っておくしかありません。そして、その下書きを短時間で用意する作業こそ、AIが最も確実に役に立つ場面です。

数字で見る、企業の備えの現在地

まず、日本の企業がどこまで備えているのかを見ておきます。内閣府（防災計画担当）が平成19年から隔年で実施し、令和7年度で通算10回目となった実態調査は、調査対象5,052社・回答率34.8%（有効回答1,759社）という規模の一般統計調査です。

事業継続計画（BCP）の策定率は、大企業が75.8%（前回調査比▲0.6ポイント）、中堅企業が54.8%（前回調査比＋9.3ポイント）でした。中堅企業の伸びが大きいのが今回の特徴です。中堅企業の策定率は平成19年度の12.4%から10回の調査を経て54.8%まで上がりました。業種別に見ると、宿泊業・飲食サービス業が27.2%から41.0%へ、小売業が34.7%から47.9%へと、それぞれ前回調査から10ポイント以上伸びています。

一方で、まだ半分に届かない業種もあります。運輸業・郵便業48.8%、サービス業49.6%、不動産業・物品賃貸業36.9%。逆に高いのは金融・保険業82.2%、建設業75.7%、製造業66.3%です。お客様と直接向き合う仕事ほど、備えが後回しになっているという構図がここにも出ています。

備蓄は進んだ。伝える準備だけが空白

同じ調査の別紙には、備蓄の状況が品目ごとに載っています。中堅企業では飲料水76.7%、食料品70.5%、簡易・携帯用トイレ59.6%、毛布46.5%。大企業ではいずれも7割を超え、飲料水93.2%、食料品91.8%、簡易・携帯用トイレ85.9%、毛布76.0%となっています。水と食料はかなり行き渡り、トイレと毛布が遅れている——これが備蓄の現在地です。

ここで注目したいのは、調査が挙げた「課題」のほうです。リスクへの対応を実施していく上での課題を聞いた設問で、大企業・中堅企業ともに最も多かった回答は「自社従業員への取組の浸透」でした。次に多いのが「取組時間・人員の確保」です。つまり、物は買えたが、それを人に伝えるところで止まっている会社が最も多いということになります。

備蓄品はお金で解決できます。しかし「その日、誰が誰に何を伝えるか」は、お金では買えません。書いて、配って、読んでもらう必要があります。そして中小企業では、その文章を書く時間と人がいない。調査の2位が「取組時間・人員の確保」であることと、これは同じ問題です。時間と人が足りないから伝わらないのであれば、文章の下ごしらえを機械に任せるのは理にかなった解決策です。

用意する連絡文は3通でいい

災害時に必要な文書を数え上げると際限がなくなります。そこで、最初に用意するのは3通だけと決めてしまいます。宛先で分けるのがいちばん実務的です。

1通目：社員への安否確認と出社判断

いちばん先に出すのがこれです。中身は「本人と家族の無事を確認したい」「出社の可否をどうするか」「次の連絡はいつ出すか」の3点。返事の形式を指定しておくと集計が一気に楽になります。「①無事 ②けが ③自宅に被害」のように番号で返させるのが実務的です。

2通目：取引先への状況報告

納品・入金・工期に影響が出るかどうかを伝えます。ここで大事なのは、まだ分からないことは「分からない」と書くことです。復旧の見込みを安易に約束すると、後で二重の謝罪が必要になります。「現時点で確認できていること」と「次に連絡する時刻」を書けば、それだけで相手は動けます。

3通目：お客様への営業案内

店舗や窓口を持つ会社に必要な1通です。営業するのか、時間を短縮するのか、休むのか。ウェブサイトやSNS、店頭の貼り紙に同じ文面を出せる形にしておきます。お客様向けの文だけは、社内向けとは別の言葉づかいが要ります。ここもAIの得意分野です。お客様への説明文の考え方は顧客や取引先にAI活用をどう伝えるかも参考になります。

「動かないでください」を先に決めておく

1通目に必ず入れておきたい一文があります。それは「安全が確認できるまで、その場にとどまってください」という指示です。これは気配りの問題ではなく、地域によっては条例が事業者に求めている事柄です。

東京都帰宅困難者対策条例（平成24年3月30日公布、平成25年4月施行）は、第七条で事業者に対し、従業者が一斉に帰宅することの抑制に努め、施設内での待機の指示その他の必要な措置を講じるよう定めています。同条第2項では、従業者の三日分の飲料水、食糧その他災害時に必要な物資を備蓄するよう努めることも求められています。東京都の帰宅困難者対策のページでは、この考え方が「自助」「共助」「公助」として整理されています。

3日分という数字には理由があります。発災直後の3日間は人命救助が最優先され、道路も救助・救急の車両が使います。その時間帯に何万人もが一斉に歩き出すと、救助そのものを妨げてしまう。だから会社は、社員をとどめる側に立つことが求められています。東京都以外の会社でも、この考え方はそのまま通用します。

ところが、この「動かないでください」は、その場の口頭ではなかなか伝わりません。社員はスマートフォンで家族と連絡を取り、早く帰りたいと考えています。だからこそ、平時に文章にして、なぜとどまるのかまで書いておく必要があるのです。前述の調査で最大の課題が「従業員への取組の浸透」だったことと、ここはまっすぐつながっています。

3通の宛先・目的・書くこと

3通の違いを一覧にすると、AIへの指示も作りやすくなります。次の表をそのままプロンプトに貼り付けても構いません。

3通に共通するのは、「次に連絡する時刻」を必ず書くという一点です。これがあると、受け取った側は次の連絡まで問い合わせを控えてくれます。逆にこれがないと、電話が鳴り止みません。災害時に会社の手を最も奪うのは、実は問い合わせ対応です。

AIに任せてよい範囲と、人が決める範囲

ここで線を引いておきます。AIは判断する道具ではなく、文章を形にする道具です。災害対応では、この区別が特に重要になります。

AIに任せてよいのは、ひな形の文面を書くこと、社内向け・取引先向け・お客様向けで言葉づかいを書き分けること、長い文章を短く整理すること、返信の選択肢を整えることです。どれも「書く手間」であって、「決める仕事」ではありません。

逆に人が決めなければならないのは、社員の安否をどう判断するか、営業するか休むか、納期をいつと約束するか、被害のどこまでを外部に公表するかです。これらは経営判断であり、間違えれば取り返しがつきません。AIは自社の設備も、取引先との経緯も、地域の道路事情も知りません。知らないことを、知っているような調子で書いてきます。AIの回答をそのまま使わない考え方はAIの回答をそのまま使ってはいけない理由と確認手順で詳しく扱っています。

平時の90分で3通そろえる

実際の手順を4つに分けます。落ち着いた日の午後、90分あれば3通そろいます。

第1歩：宛先を3つに絞る

社員・取引先・お客様。まずこの3つ以外は考えないと決めます。金融機関や行政への連絡は、この3通ができてから足せば十分です。最初から完璧を目指すと、たいてい1通もできあがりません。

第2歩：AIでひな形を出す

次の章のプロンプトを使って、3通を一度に作らせます。1通ずつ頼むより、まとめて頼んだほうが文体がそろいます。出てきた文章は7割の出来だと思ってください。それで構いません。白紙から会議を始めるより、直す紙がある会議のほうが早く終わります。

第3歩：空欄を決める

ここがこの作業の要です。当日に埋める部分だけを角かっこで残し、それ以外は完成させておきます。空欄が多すぎると当日に書く作業が残り、少なすぎるとどの災害にも合いません。目安は1通あたり3〜5か所です。

第4歩：置き場所を決める

作った3通は、社内のパソコンだけに置いてはいけません。停電すればサーバーにも社内の共有フォルダにも触れなくなります。印刷して事務所と自宅に置き、同じものを経営者と総務担当者のスマートフォンにも入れておきます。

そのまま使えるプロンプト

角かっこの部分を自社の内容に置き換えて、そのまま貼り付けてください。1回のやりとりで3通が出てきます。

このプロンプトの肝は条件2と条件4です。条件2がないと、AIは全部を空欄にした汎用テンプレートを出してきます。それでは当日に書く作業が丸ごと残ってしまいます。条件4は、AIが「明日には復旧の見込みです」といった根拠のない見通しを勝手に書き足すのを防ぐための指示です。プロンプトの基本的な書き方はAIへの指示（プロンプト）の基本の書き方から確認してください。

空欄の作り方——その日に入れる数字だけ残す

空欄をどこに置くかで、この3通の実用性が決まります。原則は「災害の種類によって変わるものだけを空欄にする」です。

空欄にすべきなのは、発生した事象の名前（台風・地震・大雨など）、日付と時刻、被害を受けた場所、次に連絡する時刻、営業再開の見込みの5種類です。逆に、社員を気づかう言葉、とどまってほしい理由、返信の形式、問い合わせ先の電話番号は、どの災害でも変わりません。変わらない部分をあらかじめ書き切っておくから、当日の作業が5分で終わります。

もう一つ、社員向けの1通目には「返事がなくても心配しないでください」という趣旨の一文を入れておくことをおすすめします。通信が混雑すると返信できない社員が必ず出ます。返せないことを責められると感じさせない書き方にしておくと、後から届く返信が増えます。

どこに置き、どこから送るか

文面ができても、送る手段が1つしかなければ意味がありません。手段は最低2つ用意します。

実務的には、社員向けはビジネスチャットとショートメッセージ（SMS）の2本立てが現実的です。チャットは通信量が少なく既読が分かりますが、アプリが動かない端末もあります。SMSは電話番号さえ分かれば届きます。取引先向けはメールと電話、お客様向けはウェブサイトとSNS、そして店頭の貼り紙です。貼り紙は電気が要らない唯一の手段で、停電時にはこれが最も強い連絡手段になります。

連絡先の一覧そのものも、紙で持っておく必要があります。スマートフォンが壊れたり充電が切れたりすると、電話番号は一件も分かりません。社員と主要取引先の連絡先をA4一枚に印刷し、3通のひな形と一緒にしておきます。社内へのお知らせを整える手順は社内通達・お知らせ文をAIでわかりやすく整える方法にまとめてあります。

計画にすると税制と融資が使える

3通の連絡文ができたら、その先に進む道があります。中小企業庁の事業継続力強化計画の認定制度です。中小企業向けの取り組みやすいBCPと位置づけられており、経済産業大臣が計画を認定します。

認定件数は着実に増えています。中小企業庁が公表している地域別認定件数一覧によれば、令和8年6月末日時点の累計認定件数は100,864件。令和7年度だけで19,934件が認定されています。都道府県別では東京都10,852件、愛知県7,782件、大阪府7,657件と続きます。

認定を受けると、中小企業防災・減災投資促進税制の対象になります。同庁の説明によれば、令和7年7月16日から令和9年3月31日までの間に認定を受けた事業者が、認定日から1年を経過する日までに計画に記載した対象設備を取得して事業の用に供した場合、特別償却16%の税制措置を受けられます。このほか、日本政策金融公庫の低利融資や補助金の加点といった措置もあります。

ここでもAIが使えます。計画の様式に沿った下書き——想定する災害、事業への影響、事前対策、訓練の計画——を書き出す作業は、まさに文章の下ごしらえです。ただし、記載する設備や金額、実際に行う訓練の中身は必ず人が決めてください。申請書類ですから、事実と異なる記載は許されません。不明点は各地の経済産業局や、独立行政法人中小企業基盤整備機構の窓口に相談できます。

AIにやらせてはいけないこと

災害時のAI利用には、平時とは違う危うさがあります。三つ挙げます。

第一に、当日の被害状況や安否情報をAIに入力して整理させることです。社員の氏名、住所、家族の状況、けがの有無は、いずれも取り扱いに注意が要る個人情報です。無料版のAIサービスでは入力内容が学習に使われる設定になっている場合があります。ひな形をつくる平時の作業には、こうした情報は一切不要です。入力してよい情報の線引きはAIに入力してはいけない情報一覧と安全な言い換え方にまとめました。

第二に、災害の現況をAIに質問して判断材料にすることです。AIが返す情報は、その時点の現地の状況を反映していません。道路の通行止め、鉄道の運転見合わせ、避難情報は、気象庁・自治体・鉄道会社の発表を直接見てください。AIに聞いてよいのは「文章の整え方」までです。

第三に、お見舞いや弔意の文をAIに丸ごと書かせて、そのまま送ることです。被害を受けた取引先へのお見舞い状は、定型文がいちばん相手に伝わりません。AIには構成だけ出させて、具体的な言葉は自分で書いてください。お詫びやお見舞いの文面を扱う際の注意点はクレーム・お詫びメールをAIで下書きする前の注意点で詳しく扱っています。

今日確認する5項目

準備の進み具合は、次の5点で点検できます。

• 社員・取引先・お客様の3通のひな形が、文章として存在するか
• 3通すべてに「次に連絡する時刻」を書く欄があるか
• 社員あての文に「その場にとどまる指示」と、その理由が入っているか
• ひな形と連絡先一覧を、紙とスマートフォンの両方に置いてあるか
• 送る手段が2つ以上あり、どちらが使えなくても届く形になっているか

5つ全部がそろっていなくても構いません。最初の1つ、社員あての1通だけでも今日つくってください。それが会社の防災でいちばん費用がかからず、いちばん効く一手です。

よくある質問（Q&A）

まとめ

防災の準備というと、備蓄品を買い足すことばかりが思い浮かびます。しかし内閣府の調査が示したのは、備蓄はかなり進み、止まっているのは「人に伝えるところ」だという事実でした。文章は買えません。書くしかありません。だからこそ、90分で下書きを出せるAIは、この空白を埋めるのにちょうどよい道具です。9月1日の防災の日を待たず、今日の午後に1通目を作ってみてください。

筆者コメント