運送会社のAI活用｜2026年4月・物流効率化法で増えた「記録と説明」をスマホで回す

トラックは走っているのに、事務が終わらない

運送会社の一日は、車庫に戻った時点では終わりません。帰庫して点呼を受けて、そこからようやく「書く仕事」が始まります。今日の業務記録を書く。運転日報を出す。待たされた30分をどう書くか迷う。荷主から来ていた問い合わせに返す。明日の配車を組む。10時間走ったあとの30分がいちばん長いという声を、この業界では本当によく聞きます。

しかもこの30分は、2024年4月からはっきりと「削らなければならない時間」になりました。自動車運転者の時間外労働に、年960時間という上限規制がかかったからです。走る時間は荷主の都合と道路事情で決まっていて、簡単には削れません。だとすれば、削れるのは車庫に戻ってからの事務のほうです。

ここが運送業とAIの相性がよい理由です。AIは荷台に荷物を積めませんし、ハンドルも握れません。しかし、口で言ったことを、読める文章にすることだけは確実にできます。白紙の帳票を前に「何て書けばいいんだ」と固まる時間と、8割できたものを直す時間とでは、疲れた体に必要な気力がまったく違います。この記事では、配車システムの入れ替えも、デジタコの全車更新も出てきません。いま運転席にあるスマートフォンで無料のAIアプリを開くだけで、今日から試せることだけを扱います。

数字で見る、いまの運送業

まず、自分の会社がどのあたりに立っているのかを、感覚ではなく公表されている数字で確かめておきましょう。

国土交通省がまとめた「貨物自動車運送事業者数（規模別）」（令和7年3月31日現在）によれば、全国のトラック運送事業者は62,383者です。そのうち保有車両10両以下の事業者が34,164者で、実に54.8％、半分以上が10両以下。20両以下まで広げれば約76％になります。資本金で見ても、3億円を超えるのは243者だけで、割合にすると0.4％にすぎません。この業界は、数のうえでは圧倒的に小さな会社の集まりだということです。

労働環境の数字も見ておきます。国土交通省の資料「物流を取り巻く動向と物流施策の現状・課題」では、トラック運送事業は全職業平均より労働時間が長く所得が少ないこと、そしてトラックドライバーの有効求人倍率が全職業平均の約2倍に達していることが示されています。人が採れないという実感には、統計の裏づけがあるわけです。

さらに深刻なのが、待たされている時間です。同じ資料では、2020年から2024年にかけて、ドライバーの荷待ち・荷役時間は1運行あたり約3時間のまま横ばいだと明記されています。1運行あたりの平均拘束時間は2020年度の12時間26分から2024年度は11時間46分へと40分縮みましたが、そのうち荷待ちと荷役の3時間はほとんど動いていません。縮んだのは走る時間で、待つ時間は残ったままということです。

その先の見通しも出ています。国の試算では、具体的な対応を行わなかった場合、2024年度には輸送能力が約14％（4億トン相当）不足し、2030年度には約34％（9億トン相当）が不足するとされています。走れる車と人が減っていくなかで、いまと同じ量の荷物は運べません。だからこそ国は、荷待ちを減らし積載効率を上げる方向へ、法律で舵を切りました。

2026年4月、物流効率化法が「本番」に入った

2024年5月に公布された改正法によって、従来の「流通業務総合効率化法」は「物資の流通の効率化に関する法律」（物流効率化法）へと名前を変えました。国土交通省の「物流効率化法について（荷主・物流事業者の皆様へ）」によれば、施行は2段階です。2025年4月1日に荷主と物流事業者の努力義務が始まり、2026年4月1日から特定事業者への規制的措置が始まりました。

努力義務の柱は3つです。積載効率の向上等、荷待ち時間の短縮、荷役等時間の短縮。国土交通省の「5分でわかる物流効率化法の改正のポイント」にあるとおり、この努力義務は第一種荷主（主に発荷主）、第二種荷主（主に着荷主）、フランチャイズチェーンの本部、そして貨物自動車運送事業者や倉庫業者まで、規模にかかわらず全事業者にかかります。ここは誤解されやすいところです。

一方、中長期計画の作成・定期報告・物流統括管理者（CLO）の選任といった重い義務は、一定規模以上の「特定事業者」だけが負います。指定基準は次のとおりです。

この基準は、国土交通省の「貨物自動車運送事業者等の…判断の基準の解説書」で「大手の事業者から順に、日本全体の輸送能力の半分程度を占める事業者を指定する」という考え方のもとに設定されたと説明されています。保有車両150台以上という線を超える運送会社は、ごく一部です。前掲の国土交通省の集計では、101両以上を持つ事業者は1,314者、全体の2.1％しかありません。

では中小の運送会社には関係ないのか。むしろ逆で、書類の負担は増えます。命令に違反した特定事業者には100万円以下の罰金が科されますから、指定を受けた大手荷主は本気で計画を作り、実績を報告しなければなりません。そしてその実績のもとになる荷待ち時間や荷役時間のデータは、実際に待たされている運送会社の記録から集めるしかないのです。

国が掲げる目標も具体的です。同じ解説書によれば、令和10年度（2028年度）までに、全国の輸送のうち5割の運行で荷待ち時間等を1時間削減し、運転者一人当たり年間125時間の短縮を実現するとされています。1運行当たりの荷待ち・荷役等時間は全国平均で合計2時間以内、1回の受渡しごとの目標時間は原則1時間以内で、やむを得ない場合を除き2時間を超えないこと。積載効率についても、近年40％以下で推移してきたものを、2028年度までに5割の車両で50％、全体で44％に引き上げる目標が示されています。

2025年4月、記録の義務が全車両に広がった

もうひとつ、現場に直接効いている変更があります。業務記録への記録義務の対象が、全車両に広がったことです。

国土交通省が公表した「荷待時間や荷役作業・附帯業務の『業務記録』への記録義務の対象が、全車両に拡大」によれば、貨物自動車運送事業輸送安全規則が2024年10月1日に公布・2025年4月1日に施行され、対象車両が変わりました。従来は「車両総重量8トン以上または最大積載量5トン以上の車両」だけだったものが、全車両になったのです。小型車中心の会社も、いままで対象外だった車も、これからは記録が要ります。

記録が必要になる条件は決まっています。荷待時間は荷主都合により30分以上待機したとき。荷役作業等は、荷主との契約書に実施した作業がすべて明記されている場合、要した時間の合計が1時間以上となったときです。記録内容について荷主の確認が得られたかどうかも記録の対象になります。そして、これらの記録は最低1年間の保存が必要です。

ここで大事なのは、この記録が単なる事務負担ではないという点です。同じ資料には、改正の目的として「貨物自動車運送事業者は自身の荷待時間・荷役時間を記録することで、待機時間料や積込料・取卸料などを荷主から適正に収受する根拠とすることができる」と明記されています。記録は、お金を取り返すための証拠だということです。

とはいえ、走って降ろして次へ向かうドライバーに、その場でメモ帳を開いて文章を書けというのは酷な話です。「30分待った」と口で言えても、それを日付・場所・開始時刻・終了時刻の形にそろえるのは別の作業になります。ここが、AIのいちばんの出番です。

運行のあとに残る5つの事務

では、会社のどこにAIを入れるのか。配車の最適化でも、需要予測でもありません。運行が終わったあとに残る、5つの事務です。

5つとも共通点があります。やらなければいけないと分かっているのに、いちばん疲れている時間帯に回ってくる仕事だということです。逆に言えば、下書きが多少ぎこちなくてもトラックは止まりません。AIを試す場所として、これほど安全な入口はほかにありません。

業務記録｜待機の30分を、声で残して形にする

最初におすすめするのは業務記録です。理由は単純で、義務であり、毎日発生し、しかも後回しにされやすいからです。

やり方はこうです。荷卸し先を出て車に乗ったら、スマートフォンの音声入力を開いて、思いつくまま話します。「今日は◯◯物流センター、着いたのが9時40分、バースが空かなくて実際に着け始めたのが10時25分。手降ろしで11時15分まで。パレットの積み替えもあった」。整った文章である必要はまったくありません。話し言葉のまま、順番もばらばらで構いません。

そのメモをAIに渡して、「業務記録に書く形に整えて。集貨地点・到着時刻・出発時刻・積込みの開始と終了時刻・作業内容の項目に分けて。私が言った時刻だけを使って」と頼みます。数十秒で、そのまま帳票に転記できる形になります。音声を文字にする方法そのものは録音・会議の文字起こしをAIで行う方法で詳しく扱っています。

大事なのは最後の一文です。「私が言った時刻だけを使って」と必ず入れてください。AIは文章を整えるのが得意な代わりに、空欄があると自然に埋めようとします。待機が45分だったのに「約1時間」と丸められてしまえば、それは待機時間料の根拠として使えない記録になります。業務記録は1年間保存され、あとから荷主との交渉材料になる文書です。まるめない、盛らない、言っていない時刻を足させない。この3つだけ守れば、あとはAIに任せて構いません。

運転日報｜帰り道の一言を、その日のうちに文章にする

運転日報も、同じやり方がそのまま使えます。走行距離、経路、積んだ荷物、降ろした場所、途中のできごと。これらは口で言えば30秒ですが、書式に落とすと10分かかります。

音声メモをAIに渡して、「運転日報の形に整えて。運行内容／立ち寄り先／積卸の状況／気づいた点／翌日の予定の5項目に分けて、各項目は2行以内」と頼めば、提出できる形になります。ポイントは、業務記録と運転日報を1回の指示でまとめて出させることです。別々に頼むと、そのたびに同じ運行の前提を説明し直すことになります。

日報が毎日出ている会社と、月末にまとめて書いている会社では、事故やクレームが起きたときに手元に残っているものがまるで違います。「あの日、何時に何をしていたか」を証明できるかどうかが、責任の分かれ目になる場面は運送業には多いはずです。報告書全般の作り方は報告書・日報をAIで5分で仕上げる方法にまとめました。

荷主への説明｜金額は出させない。根拠の文だけ書かせる

ここが、この記事でいちばん注意が必要な場面です。結論から書きます。運賃・待機時間料・積込料の金額そのものを、AIに作らせてはいけません。

理由は3つあります。第一に、AIは自社の原価も、燃料の実勢も、その荷主との取引経緯も知りません。第二に、それでも聞かれれば、もっともらしい数字を書きます。第三に、その数字がそのまま出て契約になれば、責任を負うのは会社です。

ではAIに何をさせるのか。こちらが決めた金額の「説明文」を書かせます。業務記録から拾った待機時間の実績を渡して、「この3か月の待機実績をもとに、待機時間料をお願いする文面を作って。事実の列挙を先に、お願いを最後に。責める調子にはしないで」と頼む。あるいは「附帯作業の内容を、契約書のどの項目に当たるか分かるように整理して」と頼む。数字は動かさず、言葉だけを作らせるわけです。

これは実利があります。値上げや料金のお願いが通らないとき、金額の高さより「なぜその額なのかが伝わっていない」ことが理由になっている場面が少なくありません。同じ請求でも、待機の実績が日付と時刻で並んでいる文書のほうが、話は前に進みます。価格転嫁の伝え方そのものは「値上げのお願い」をAIで下書きするで扱っています。

点呼・安全教育｜指導記録のたたき台を出させる

安全にかかわる書類は、運送業の事務のなかでも量が多い部類です。乗務前後の点呼記録、事故・ヒヤリハットの報告、年間12項目にわたる指導監督の記録、初任運転者や高齢運転者への教育。どれも大切だと分かっているからこそ、形だけになりやすいところでもあります。

AIの使いどころは、「その月のテーマから、教育資料の候補を並べさせる」ことです。「今月の指導テーマは追突防止。うちは4トン車中心で、市街地の配送が多い。ドライバーは平均年齢52歳」と伝えて、「この条件で使える安全教育の資料案を作って。実際に起きやすい場面を3つ、対策を各3つ」と頼めば、たたき台が出てきます。

ここで肝心なのは、出てきた項目から選ぶのも、削るのも、足すのも人だということです。AIは自社の車も路線も事故歴も知りません。それでも、毎回同じ内容になりがちな安全教育を揺さぶる役には立ちます。AIは「気づきの引き出し役」であって、判断者ではありません。とくに点呼の可否判断は、法令上も運行管理者の責任です。この線を外すと、安全書類はかえって危険なものになります。

遅延・お願いの連絡文を型にする

意外と時間を食っているのが、外向きの短い文章です。渋滞や事故による遅延の連絡、納品時間の変更のお願い、バース予約のお願い、年末年始の運行体制の案内。1通あたり5分でも、週に10通あれば1時間近くになります。

これらは、ほとんどが同じ型の使い回しで済む文章です。AIに数種類のひな形を作らせ、スマートフォンのメモに保存しておく。あとは日付と荷主名と理由を差し替えるだけにする。とくに遅延の連絡は、焦っているときほど言葉が足りなくなるので、冷静な型を持っておく価値があります。おわびの伝え方はクレーム・お詫びメールをAIで下書きする前の注意点にまとめました。

荷待ち削減のお願いも同じです。「バース予約制の導入をご検討いただけないか」「荷卸し開始時刻を30分後ろ倒しにできないか」。こうした相談は、言い方ひとつで角が立ちます。一度AIに型を作らせておけば、以降は荷主ごとに30秒で用意できます。社内向けの通知文の作り方は社内通達・お知らせ文をAIでわかりやすく書く方法が参考になります。

運行可否・点呼・法令の判断は、AIの外側にある

運送業でAIの話をすると、必ず出るのが「配車を組ませられないか」「拘束時間の計算をやらせられないか」という質問です。結論を書きます。いまの汎用AIに、改善基準告示の適合判定や運行可否の判断をさせるのは、やめておくべきです。

理由は精度の問題だけではありません。間違えたときに、間違えたことが分からないからです。文章の下書きなら、読めば変だと気づきます。しかし拘束時間の計算が15分ずれていても、告示の解釈が古い基準のままでも、出力を見ただけでは判断できません。改善基準告示は2024年4月に改正されたばかりで、1日の拘束時間や休息期間の扱いには例外規定も多くあります。AIが学習した時点の情報が最新とは限りません。

もちろん、運送業向けに作られた運行管理システムやデジタコ連携ツールは別の話です。それらは検証された前提の上で動いています。ここで言っているのは、汎用のチャットAIに専門判断を代行させないことです。文章の道具には、文章の仕事をさせるのが順当です。回答をそのまま信じてはいけない理由はAIの回答をそのまま使ってはいけない理由と確認手順で詳しく扱っています。

任せてよい仕事と、人が決める仕事

ここまでの内容を、線引きの形で整理しておきます。迷ったときは、この図に戻ってください。

基準はひとつです。間違っていたときに謝って済むものはAI、済まないものは人。日報の言い回しが少しぎこちなくても謝れば済みますが、待機時間の記録の誤りや点呼の見落としは謝って済みません。この一本の線を、乗務員全員が同じ言葉で言えるようにしておいてください。ルールは紙1枚で十分です。社内ルールの作り方は社員向けAI利用ルール（ガイドライン）の作り方にひな形があります。

帰庫前15分で回す4ステップ

最後に、実際の回し方です。理想の運用ではなく、疲れている日でも回る最低ラインを示します。

ステップ1は必ず運行中か直後にやってください。帰庫してから思い出そうとすると、時刻が曖昧になります。曖昧な記録は、荷主との交渉では使えません。安全のため、話すのは停車中に限ります。ステップ2の「まとめて」も肝です。業務記録用、日報用、連絡用と別々に頼むと、そのたびに運行の前提を説明し直すことになります。

そして全員一斉に始めないこと。まず1台、まず1人。その人が「これは楽だ」と実感してから広げるほうが、結局は早く定着します。全乗務員にアプリを入れさせて、翌週には誰も使っていない——という光景は、どの業界でも同じです。導入の進め方は1週間で始めるAI業務改善にまとめています。

はじめる前のチェックリスト

今日から試すなら、次の5点だけ確認してください。

• まず試す1つ（業務記録か日報）を決めた
• 運賃・料金・点呼の可否・運行可否はAIに決めさせないと決めた
• 荷主名・届け先の住所・個人宅の情報はAIに入れないと決めた
• 外に出す前に読む人（最終確認者）を決めた
• 音声メモから業務記録までの流れを、一度自分で通した

3つ目は見落としがちです。個人宅への配送先住所や氏名、荷主との契約書をそのままAIに貼り付けてはいけません。個人情報と取引先の機密が同時に含まれている書類は、運送業では日常的に手元にあります。だからこそ、最初に線を引いておく必要があります。入れてよい情報・いけない情報の全体像はAIに入力してはいけない情報一覧にまとめました。

そのまま使えるプロンプト

［　］の中を埋めるだけで使えます。スマートフォンのメモに保存しておき、車を停めたらそこから貼り付けてください。

最後の3つの条件が大切です。「言っていない数字は補わないでほしい」「まるめないでほしい」と明示的に頼むことで、AIが推測で埋める余地をかなり減らせます。それでもゼロにはなりませんから、出てきた文章の時刻は必ず自分の目で確かめてください。プロンプトの基本の書き方はAIへの指示の基本の書き方にまとめています。

よくある3つの失敗

ひとつめ。時刻まで任せてしまう。いちばん多く、いちばん高くつく失敗です。AIは空欄を嫌うので、話していない時刻や待機時間を「それらしく」埋めます。時刻だけは、提出前に指差し確認をしてください。慣れてきたころが危険です。

ふたつめ。いきなり全社で始める。朝礼で「今日からAIを使う」と宣言して、全乗務員にアプリを入れさせる。これで定着した会社をほとんど見たことがありません。まず1人、まず1台、まず業務記録だけ。1つが習慣になってから次を足すほうが、結局は早く進みます。

みっつめ。専門判断まで期待する。「拘束時間を計算させたら合わなかった」「告示の解釈を聞いたら古い基準を答えた」。これはAIの不具合ではなく、使う場所を間違えています。文章の道具に、法令判断と運行可否をさせない。できないことを知っている人ほど、できることを深く使えます。

よくある質問（Q&A）

まとめ

国土交通省の集計が示すとおり、全国62,383者のトラック運送事業者のうち54.8％は保有車両10両以下です。その規模の会社に、2025年4月からは全車両の記録義務が、2026年4月からは荷主側の計画づくりに伴う実績提出の依頼が届きます。荷待ち・荷役の3時間は5年間ほとんど動かず、2030年度には輸送能力の約34％が不足すると試算されています。人も車も増やせない以上、ハンドルを握れる時間を1分でも増やすしかありません。走る時間は削れませんが、そのあとの事務は削れます。同じ考え方を別の業種に当てはめた建設業・工務店のAI活用や小売店のAI活用もあわせてご覧ください。

筆者コメント