会議アジェンダ・アクション整理でAIを使う前の確認リスト 2026年5月版
会議アジェンダやアクションアイテム整理でAIを使う前に、AIに任せる下書き範囲、録音・文字起こしの扱い、個人情報の伏せ方、共有前チェックを整理する実務ガイド。
会議前は「決めること」をAIに整理させる
会議アジェンダでAIを使うときは、最初から立派な議題一覧を作らせるより、「今回決めること」を絞る目的で使います。
会議の背景、参加者、話したい内容を入れ、AIに「決めること」「共有だけでよいこと」「事前に読めば済むこと」に分けてもらいます。
会議が長くなる原因は、議題が足りないことではなく、目的がぼやけることです。
AIの出力をそのまま採用せず、主催者が削ることで、参加者が準備しやすいアジェンダになります。
会議の背景、参加者、話したい内容を入れ、AIに「決めること」「共有だけでよいこと」「事前に読めば済むこと」に分けてもらいます。
会議が長くなる原因は、議題が足りないことではなく、目的がぼやけることです。
AIの出力をそのまま採用せず、主催者が削ることで、参加者が準備しやすいアジェンダになります。
会議後は「誰が、いつまでに、何をするか」に絞る
会議後のAI活用では、きれいな議事録よりも、次に動くための情報を先に取り出します。
決定事項、担当者、期限、未決事項、次回確認することを分けます。
担当者や期限が会議メモに書かれていない場合、AIに推測させないことが大切です。
「未確認」と表示させ、会議後の共有メッセージで参加者に確認します。
これだけでも、会議後の抜け漏れはかなり減らせます。
決定事項、担当者、期限、未決事項、次回確認することを分けます。
担当者や期限が会議メモに書かれていない場合、AIに推測させないことが大切です。
「未確認」と表示させ、会議後の共有メッセージで参加者に確認します。
これだけでも、会議後の抜け漏れはかなり減らせます。
録音・文字起こしは先に説明する
Otter、Fireflies、tl;dv、Zoom AI Companionなどの会議AIを使う場合、録音や文字起こしが発生することがあります。
会議の参加者に、何を記録するのか、どこに保存するのか、誰が見られるのかを先に説明します。
社内会議でも、発言者名、評価、採用、顧客名、価格交渉、未公開プロジェクトが含まれることがあります。
録音や文字起こしを始める前に、会議の種類ごとに「記録してよい会議」「記録しない会議」「要確認の会議」を分けておくと安全です。
会議の参加者に、何を記録するのか、どこに保存するのか、誰が見られるのかを先に説明します。
社内会議でも、発言者名、評価、採用、顧客名、価格交渉、未公開プロジェクトが含まれることがあります。
録音や文字起こしを始める前に、会議の種類ごとに「記録してよい会議」「記録しない会議」「要確認の会議」を分けておくと安全です。
個人情報・機密情報を外部AIにそのまま入れない
会議メモや文字起こしには、個人名、顧客名、契約条件、社内の意思決定、従業員に関する情報が含まれることがあります。
個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用に関する注意喚起を公開しています。
外部AIに入力する前に、顧客名をA社、担当者名を担当者、金額を概算に置き換えます。
本当に実名や詳細情報が必要な場合は、会社で使ってよいAIサービスか、入力した情報がどのように扱われるかを確認します。
まずは匿名化した会議メモで、アジェンダやアクション整理の型だけ作るのが現実的です。
個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用に関する注意喚起を公開しています。
外部AIに入力する前に、顧客名をA社、担当者名を担当者、金額を概算に置き換えます。
本当に実名や詳細情報が必要な場合は、会社で使ってよいAIサービスか、入力した情報がどのように扱われるかを確認します。
まずは匿名化した会議メモで、アジェンダやアクション整理の型だけ作るのが現実的です。
共有前に5つだけ確認する
AIが作ったアジェンダやアクション一覧は、共有前に次の5つを確認します。
1. 会議の目的と決めたいことが合っているか。
2. 決定事項と未決事項が混ざっていないか。
3. 担当者と期限をAIが勝手に補っていないか。
4. 共有してはいけない個人情報や社外秘が残っていないか。
5. 参加者が次に何をすればよいかが一目で分かるか。
この確認を主催者が行うだけで、AIの下書きを実務で使える共有メモに近づけられます。
1. 会議の目的と決めたいことが合っているか。
2. 決定事項と未決事項が混ざっていないか。
3. 担当者と期限をAIが勝手に補っていないか。
4. 共有してはいけない個人情報や社外秘が残っていないか。
5. 参加者が次に何をすればよいかが一目で分かるか。
この確認を主催者が行うだけで、AIの下書きを実務で使える共有メモに近づけられます。
まず定例会議1本で試す
最初から顧客会議や採用面談に会議AIを入れる必要はありません。
まずは社内の定例会議を1本選び、会議前にアジェンダをAIで作り、会議後にアクションアイテムをAIで整理します。
1週間だけ試し、参加者に「アジェンダは分かりやすかったか」「会議後に動きやすかったか」「共有メモに余計な情報がなかったか」を聞きます。
うまくいったら、議事録、商談後共有、プロジェクト会議へ少しずつ広げます。
まずは社内の定例会議を1本選び、会議前にアジェンダをAIで作り、会議後にアクションアイテムをAIで整理します。
1週間だけ試し、参加者に「アジェンダは分かりやすかったか」「会議後に動きやすかったか」「共有メモに余計な情報がなかったか」を聞きます。
うまくいったら、議事録、商談後共有、プロジェクト会議へ少しずつ広げます。
確認した公式情報
このページは、2026年5月6日時点で確認できる公式情報をもとに、中小企業向けに再編集しています。
個人情報保護委員会: 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について
個人情報保護委員会: 注意情報一覧
デジタル庁: 生成AIの調達・利活用に係るガイドライン
個人情報保護委員会: 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について
個人情報保護委員会: 注意情報一覧
デジタル庁: 生成AIの調達・利活用に係るガイドライン