社内通知文をAIで作る方法
社内通知文は、短く見えて意外に難しい文章です。
制度変更、締切案内、社内ルール、注意喚起などを、誤解なく、読み飛ばされない形で伝える必要があります。
AIを使うと、伝えるべき要点を整理し、対象者に合わせた社内通知文のたたき台を作れます。
このページでは、バックオフィス担当者が社内連絡を効率化する使い方を紹介します。
このページでわかること
- 社内通知文でAIを使える場面
- 締切案内やルール変更を伝えるプロンプト例
- 社内情報を扱うときの注意点
社内通知文作成でよくある課題
社内通知では、対象者、期限、対応してほしいこと、問い合わせ先を明確にする必要があります。
しかし、情報を詰め込みすぎると読まれにくく、短くしすぎると必要な行動が伝わりません。
また、部署や雇用形態によって関係する内容が違う場合、同じ文面では伝わりにくいことがあります。
AIは、通知内容を整理し、対象者別の文面に整える補助役として使えます。
AIで効率化できる作業
AIは社内ルールそのものを決めるものではありません。
ただし、確認済みの内容を分かりやすい通知文にする作業には向いています。
- 社内通知文のたたき台を作る
- 対象者、期限、対応事項を整理する
- 長い説明を短くする
- 部署別や対象者別に文面を調整する
- 社内チャット向けの短文に整える
AIに文章のたたき台を作らせ、人が制度内容や期限を確認してから配信すると、社内連絡の抜け漏れを減らしやすくなります。
使いやすいAIツールの例
社内通知文の作成には、ChatGPT、Claude、Geminiなどの文章生成AIが使いやすいです。
通知したい内容、対象者、期限、問い合わせ先を入れると、メール向けやチャット向けの文面を作れます。
人事制度、給与、契約、顧客対応などの機密情報を扱う場合は、外部AIに入力できる範囲を確認してください。
すぐ使えるプロンプト
以下は、社内通知文を作るためのプロンプト例です。
社内通知文を作る
伝える内容を整理し、メールやチャット向けの通知文を作るプロンプトです。
あなたはバックオフィス担当者を支援するアシスタントです。
以下の内容をもとに、社内通知文を作成してください。
# 通知したい内容
{{通知内容}}
# 対象者
{{対象者}}
# 期限
{{期限}}
# 対応してほしいこと
{{依頼事項}}
# 問い合わせ先
{{問い合わせ先}}
# 出力してほしい内容
1. 件名
2. メール本文
3. 社内チャット向けの短文
4. 読み手が迷いそうな点
長い社内案内を短くする
長文の社内案内を、要点が伝わる文面に整えるプロンプトです。
以下の社内案内文を、読みやすく短い文面に整えてください。
対象者、期限、対応事項、問い合わせ先が分かるようにしてください。
# 社内案内文
{{社内案内文}}
実務で使うときの注意点
社内通知文には、人事制度、給与、契約、顧客情報、未公開の社内方針が含まれることがあります。
外部AIに入力する場合は、機密情報を削除し、社内ルールを確認してください。
また、AIが作った文面でも、制度内容、期限、問い合わせ先が正しいかは人が確認する必要があります。
誤った通知は社内混乱につながるため、配信前チェックを必ず行いましょう。