30分会議をAIで議事録化するチェックリスト 2026年6月版
30分会議をAIで議事録化し、決定事項、宿題、期限、共有文まで整理するためのチェックリストです。
2026年6月版 の確認リスト
この記事で確認すること
- 1 1. 会議前に録音同意と目的を伝える
- 2 2. アジェンダを3項目に絞る
- 3 3. 要約は決定事項、宿題、期限に分ける
- 4 4. Otter事例は面談後の宿題整理に活かす
- 5 5. 共有文は社内向けと社外向けを分ける
1. 会議前に録音同意と目的を伝える
会議要約AIを使う前に、参加者へ録音や文字起こしの有無を伝えます。社内会議でも、外部参加者がいる会議でも、何のためにAI要約を使うのか、誰が見られるのか、いつ削除するのかを決めておくと説明しやすくなります。
最初は顧客面談ではなく、社内の30分会議で試すのが一案です。議事録の品質だけでなく、参加者が抵抗なく使えるかも確認します。
最初は顧客面談ではなく、社内の30分会議で試すのが一案です。議事録の品質だけでなく、参加者が抵抗なく使えるかも確認します。
2. アジェンダを3項目に絞る
AI要約の精度は、会議の構造にも左右されます。30分会議では、アジェンダを3項目までに絞り、「決めること」「相談すること」「共有すること」を分けます。
会議が終わってからAIに整えさせるだけでなく、会議前にアジェンダをAIで短くする使い方も有効です。関連する既存業務ガイドの会議アジェンダ、決定事項整理、アクション項目整理と合わせると運用しやすくなります。
会議が終わってからAIに整えさせるだけでなく、会議前にアジェンダをAIで短くする使い方も有効です。関連する既存業務ガイドの会議アジェンダ、決定事項整理、アクション項目整理と合わせると運用しやすくなります。
3. 要約は決定事項、宿題、期限に分ける
会議後にAIへ依頼する出力は、全文要約よりも「決定事項」「宿題」「担当者」「期限」「未確認事項」に分けます。これにより、読む人が次の行動を取りやすくなります。
AIが話者や期限を誤ることがあるため、担当者名、日付、金額、顧客名は必ず人が確認します。顧客へ送る議事録では、社内の未確認メモを混ぜないようにします。
AIが話者や期限を誤ることがあるため、担当者名、日付、金額、顧客名は必ず人が確認します。顧客へ送る議事録では、社内の未確認メモを混ぜないようにします。
4. Otter事例は面談後の宿題整理に活かす
W1で追加した会計事務所とOtterの事例は、会議記録をそのまま保存するより、顧客面談後の宿題事項を抜け漏れなく整理する用途として参考になります。
会計、士業、コンサルティング、営業、CSでは、面談後に「顧客へ依頼する資料」「社内で確認する論点」「期限」を分けるだけでも、手戻りを減らしやすくなります。
会計、士業、コンサルティング、営業、CSでは、面談後に「顧客へ依頼する資料」「社内で確認する論点」「期限」を分けるだけでも、手戻りを減らしやすくなります。
5. 共有文は社内向けと社外向けを分ける
AIが作った議事録をそのまま全員に送るのではなく、社内向けメモと社外向け共有文を分けます。社内向けには未確認事項や担当者メモを残し、社外向けには決定事項と次のアクションだけを整理します。
顧客へ送る文面では、AIが推測した背景や感情の解釈を削ります。事実、期限、次回予定、問い合わせ先を中心にします。
顧客へ送る文面では、AIが推測した背景や感情の解釈を削ります。事実、期限、次回予定、問い合わせ先を中心にします。
6. 最初の1週間の試し方
1週間で、社内会議を2件だけAI要約します。1件目は全文要約、2件目は決定事項、宿題、期限の形式で出し、どちらが確認しやすいか比べます。
最後に、会議参加者に「修正が必要だった箇所」「次回から先に決めたい項目」を聞き、入力テンプレートを直します。全社導入は、その後でも遅くありません。
最後に、会議参加者に「修正が必要だった箇所」「次回から先に決めたい項目」を聞き、入力テンプレートを直します。全社導入は、その後でも遅くありません。
7. 確認した公式情報
このページでは、Zoom AI Companionのセキュリティとプライバシー情報、Zoomのミーティング要約設定情報、OtterとClaudeの公式事例を確認しました。
参照先は、Zoom AI Companion Security and Privacy、Zoom meeting summary help、Anthropic Otter case studyです。
参照先は、Zoom AI Companion Security and Privacy、Zoom meeting summary help、Anthropic Otter case studyです。