定例会議をAIで改善するチェックリスト 2026年7月版

定例会議の議事録、未決事項、次回アジェンダ、担当者確認をAIで整理し、会議を少しずつ改善するためのチェックリストです。

2026年7月版／対象: 毎週・毎月の定例会議が長くなりがちな中小企業の管理者、バックオフィス、営業・CS責任者／最終確認 2026-05-14

2026年7月版の確認リスト

この記事で確認すること

1 1. 会議の目的を3種類に分ける
2 2. 議事録は決定事項と未決事項を分ける
3 3. 毎回の「決まらなかった理由」を記録する
4 4. 次回アジェンダはAIに作らせて人が削る
5 5. 最初の1週間の試し方

1. 会議の目的を3種類に分ける

定例会議は、報告、判断、相談が混ざると長くなります。AIを入れる前に、会議の目的を3種類に分けます。報告は事前共有、判断は論点と選択肢、相談は決めたいことを明記します。

AIには録音の要約だけでなく、会議前に「報告だけで終わりそうな項目」「判断が必要な項目」「次回に回せる項目」を出させると、30分に収めやすくなります。

2. 議事録は決定事項と未決事項を分ける

AI議事録では、話した内容をきれいにまとめるだけでは足りません。決定事項、未決事項、担当者、期限、確認先を分けます。特に未決事項を残すと、次回会議で同じ話を繰り返す原因になります。

2026年6月版の30分会議ワークフローと同じく、AIは会議後すぐに下書きを作り、人が担当者と期限を確認します。録音同意と共有範囲も事前に決めます。

3. 毎回の「決まらなかった理由」を記録する

定例会議の改善では、アクション数よりも「なぜ決まらなかったか」を見ると効果が出やすいです。情報不足、権限者不在、数字未確認、顧客確認待ち、論点が大きすぎる、のように分類します。

AIに3回分の議事録を読み比べさせると、繰り返し出ている未決理由の候補が見えます。これは断定ではなく、次回アジェンダを短くするための素材として扱います。

4. 次回アジェンダはAIに作らせて人が削る

AIは議事録から次回アジェンダを作れますが、放っておくと項目が増えすぎることがあります。人が削る前提で、「必ず決めること3つ」「共有だけでよいこと」「事前資料が必要なこと」に分けさせます。

会議前日にアジェンダを共有し、判断に必要な数字や資料がないものは延期候補にします。AIは整理役であり、会議の優先順位は責任者が決めます。

5. 最初の1週間の試し方

まず定例会議1つだけを対象にします。会議前に目的を3種類へ分け、会議後にAIで決定事項、未決事項、担当者、期限を出します。次回アジェンダはAI案から半分に削ります。

1週間後に、会議時間、未決事項の数、次回に持ち越した理由を見ます。改善できたかどうかは、議事録の美しさではなく、次の行動が決まったかで見ます。

6. 確認した公式情報

このページでは、Microsoft TeamsのAI recap、Zoom AI Companion、OtterのAI meeting notesに関する公式情報を確認しました。参照先は、Microsoft Teams recap、Zoom AI Companion、Otter AI Meeting Notesです。

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